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湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法

点击次数:419 次    更新时间:2019-04-30

关于印发《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》的通知

(鄂公共资源局〔201424)

各市(州)县(市、区)档案局、公共资源交易(招投标)监督管理局、公共资源交易(综合招投标)?#34892;模?/span>

为了加强进场招标投标项目档案管理,进一?#28966;?#33539;招投标行为,现将《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》印发你们,请各地结合工作实际,认真抓好贯彻落实。

湖北省公共资源交易监督管理局    湖北省档案局

                          2014312

湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法

第一章    

第一条 为了加强进场招标投标项目档案(以下简称“招投标档案?#20445;?#31649;理,进一?#28966;?#33539;进场交易行为,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例?#32602;?#20197;及《湖北省招标投标管理办法》等法律法规的规定要求,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内进入各级公共资源交?#23383;行模?#32508;合招投标?#34892;模?#20197;下简称“?#34892;摹保?#20132;易项目在招投投标过程中产生的档案管理适合本办法。

第三条 本办法所称招投标档案是指进入各级?#34892;?#30340;工程、货物及服务类项目在招投标过程中直?#26377;?#25104;的具有保存价?#26723;?#21508;种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料。

第四条 各级档案行政管理部门、公共资源交易(招投标)综合监管部门负责本级和下级?#34892;?#25307;投标档案管理工作的监督检查和业务指导;各级?#34892;?#36127;责进场交易项目招投标档案的具体管理工作。

第二章  档案的收集

第五条 各级?#34892;?#24212;设有专职(或兼职)的招投标档案管理人员,具体负责招投标档案的集中管理和利用工作,并保持人员相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守档案保密纪律。

第六条 招标人(招标代理机构)或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。?#34892;?#26723;案管理人员收到移交的招投标档案材料后,应及时登记,并做好档案材?#31995;?#31435;卷、归档,同时按国家规定向同级国家综合档案馆移交。

第七条 招投标档案应当齐全、规范、真?#26723;?#21453;映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本,若无原件或正本材?#31995;模?#21487;采用复印件或?#21271;?#24402;档,但要注明原件存放地点。

第八条 档案的载体和书写材料应符?#22799;?#20037;性要求,不能接受和使用热敏纸、铅?#30465;?#22797;写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材?#31995;?#21697;质应符合国家有关规定要求。

第九条 招投标档案材料,一般应在中标通知书发出后15日内移交归档。

第十条 招投标档案内容包括备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电?#21360;?#38899;像材料。具体归档范围见附件。

第三章  档案的整理

第十一条 招投标档案归入专?#26723;?#26696;,分年度整理。一个项目原则上组一个案卷。卷内文件材料按备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同顺序排列。

第十二条 招投标档案应装入牛皮纸制作的档案?#24515;冢?#30418;面标明项目名称、招标编号、归档时间。?#24515;?#24212;编制卷内目录,其栏目有:件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、备注。盒后应有备考表,其格式参照科技档案案卷格式。

第十三条 招投标档案应编制档号,档案结构如:31-Zz2013002-1,其中31为全宗号,Zz为分类与目录号,其中,Z表示专?#26723;?#26696;,z表示招投标档案,2013表示2013年形成的招投标档案,002表示第2个项目,1表示该项目第1卷。

第十四条 招投标档案应编案卷目录,其栏目有:案卷号、责任者、案卷题名、起止日期、备注。

招投标电?#21360;?#38899;像档案材料分年度、按项目分别建档,并编制保管单位目录。

第十五条 各级?#34892;?#22312;建立纸质档案的同时,应逐步建立完备的电子档案,实现用计算机对档案的储存和管理。

第十六条 招投标电子文件的归档整理按《电子文件管理暂行办法?#32602;?#21381;字〔200939号)、《电子文件归档与管理规范?#32602;?/span>GB/T 188942002)、《电子档案移交与接收办法?#32602;?#26723;发〔20127号)等规定执行。

第四章 档案的保管

第十七条 各级?#34892;?#24212;设置专门的招投标档案室,档案室应具有防盗、防火、防光、防?#23613;?#38450;潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应当及时采取修补、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。

第十八条 招投标档案应按照时间顺序排列,同一项目档案不得分开排列。

第十九条 招投标档案保存期限一般不少于10年。其中未中标人投标文件保存期限不少于1年,开评标现场?#23478;簟?#24405;像材料保存期限不少于6个月。?#21592;?#23384;期限10年以?#31995;?#25307;投标档案,?#34892;?#22312;保存一段时间(不少于3年)后,可以直接移交由同级综合档案馆保管。

第二十条 档案管理人员每半年对档案归档情况进行一次全面检查,并做好检查记录,及时发现和纠正存在的问题。

第二十一条 对超过保管期的档案,档案管理人?#21271;?#39035;登记造册,并经主管负责人批准后,依据《中华人民共和国档案法》的有关规定程序监督销毁。

第五章 档案的利用

第二十二条 因工作需要查阅招投标档案,应办理查阅?#20013;?#22635;写《档案查阅申请表?#32602;?#32463;有关负责领导批准后方可查阅。阅读档案应在指定位置和管理人员在场的情况下进行,招投标档案原则上不得外借。查阅档案时不得私自复制、调换、涂改、损毁、划线等,否则按《中华人民共和国档案法》的有关规定予?#28304;?#32602;。

第六章

第二十三条 各级?#34892;?#24212;结合实际,积极探索政府采购、产权交易、土地招拍挂、矿产拍卖等交易项目档案管理办法。

第二十四条 本办法由省公共资源交易监督管理?#25351;?#36131;解释。

第二十五条 本办法自发布之日起实行。

附件:《招投标文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》

说明:归档范围中所列出的招标方案、工程量清单、拦标价公示文件、询标记录等要视招投标实际情况,若有此类文件材料即纳入。

 

027-87272736
027-87842751
[email protected]

武汉市武昌区中北路109号
中铁1818?#34892;?0楼


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